Los separadores numerados son el producto menos interesante en una papelería y, a la vez, uno de los más vendidos, porque resuelven un problema que los separadores con etiquetas no pueden: qué hacer cuando sus secciones no tienen nombre, o cuando los nombres cambian constantemente.
Aquí le explicamos cuándo usar números en lugar de palabras, qué cantidad comprar y la única página que hace que un sistema numerado funcione.
Cuando los números superan a las etiquetas
| Situación | Por qué funcionan los números |
|---|---|
| El contenido cambia a menudo | La sección 4 puede convertirse en otra cosa sin tener que comprar un separador nuevo |
| Las secciones tienen nombres largos | "Contratos de proveedores Q3" no cabe en una pestaña. "7" sí. |
| Varias personas usan la carpeta | Todos leen el mismo índice; nadie tiene que interpretar una abreviatura |
| Archiva por fecha o caso | Los números son de por sí el principio organizativo |
| Aún no conoce sus categorías | Numérelas ahora, póngales nombre en tres meses cuando ya lo sepa |
| Archivos legales, médicos o de registros | Los anexos y registros numerados son la convención por una razón |
La regla general: si puede nombrar cada sección con seguridad hoy y espera que esos nombres se mantengan durante un año, use etiquetas. De lo contrario, use números.
Qué cantidad comprar
| Set | Uso |
|---|---|
| 1–5 | Un solo tema o proyecto. El tamaño más común y generalmente suficiente. |
| 1–8 | Gestión del hogar, recetas, una carpeta de trabajo. La mejor opción por defecto. |
| 1–10 | Cuando desea dos secciones de sobra |
| 1–12 | Cualquier cosa mensual |
| 1–15 | Carpetas de referencia grandes. Por lo general, demasiadas. |
| 1–31 | Archivo diario, archivo recordatorio, un sistema basado en fechas |
| A–Z | Contactos, proveedores, recetas por nombre, cualquier cosa alfabética |
Compre un tamaño superior al que necesita hoy, no tres. Un set de ocho donde se usan seis está bien; un set de quince donde nueve están vacíos hace que la carpeta se sienta como una carga.
La página de índice
Este es todo el truco, y la mayoría de la gente lo ignora. Un set de separadores numerados sin índice es un sistema de archivo que nadie más que usted puede usar, y en seis meses eso le incluye a usted.
Coloque una página al principio de todo, antes de la pestaña 1:
| Pestaña | Contenido | Última actualización |
|---|---|---|
| 1 | ||
| 2 | ||
| 3 | ||
| 4 | ||
| 5 | ||
| 6 | ||
| 7 | ||
| 8 |
Escríbala a lápiz. Plastifíquela y use un marcador de borrado en seco si las secciones van a cambiar a menudo. De cualquier manera, es una sola página y es lo que convierte a un set numerado de una limitación en una ventaja: puede reasignar la sección 4 en treinta segundos y la carpeta sigue siendo útil.
Separadores para escribir encima
Pestañas en blanco que usted mismo etiqueta. La opción más flexible y la más barata, con una verdadera debilidad: una vez escritas, están escritas.
Tres formas de hacer que sobrevivan:
Lápiz. Se borra limpiamente en pestañas de papel. Úselo durante los primeros tres meses de cualquier sistema nuevo, porque cambiará los nombres de las cosas.
Cinta adhesiva transparente sobre la etiqueta. Una vez que esté seguro. Protege la tinta del lugar que todo el mundo toca.
Pestañas plastificadas y un marcador de borrado en seco. Verdaderamente reutilizable, y la respuesta correcta para cualquier cosa estacional: una carpeta de educación en casa que se vuelve a etiquetar cada agosto, una carpeta de proyecto que cambia con cada proyecto.
Una advertencia sobre el borrado en seco: el marcador normal se borra dentro de una mochila. Si la carpeta viaja, use un marcador permanente de punta fina sobre una pestaña plastificada y quítelo con alcohol cuando necesite volver a etiquetar.
Combinar números y etiquetas
La configuración que mejor funciona en la práctica, y casi nadie hace deliberadamente.
Use etiquetas para las secciones que nunca cambiarán — Emergencia, Medicina, Seguros — y números para todo lo que sea fluido. Coloque las etiquetadas primero, las numeradas después, e indexe solo las numeradas.
En una carpeta de gestión del hogar, eso podría ser cuatro pestañas con nombre y seis numeradas. Las pestañas con nombre se encuentran a simple vista; las numeradas se encuentran mediante el índice. Ambas son más rápidas que la alternativa.
Qué comprobar antes de comprar
- Patrón de perforación. 3 anillas, A5 de 6 anillas, A6, o sistema de discos. Esta es la compra incorrecta más común; vea la guía completa de separadores para ver la tabla de tamaños.
- Extra anchos o estándar. Si la carpeta contiene fundas protectoras, necesita que sean extra anchas o las pestañas desaparecerán detrás de ellas.
- Perforaciones reforzadas. El papel normal se rompe en los agujeros. Las pestañas reforzadas o de plástico duran años.
- Proyección de la pestaña. Debe sobresalir lo suficiente para agarrarse. Algunos sets baratos apenas superan la página.
- Si viene con una página de índice. Muchos sets numerados sí lo hacen. Si no es así, haga una.
La alternativa de discos
En un sistema de discos, el problema de la numeración desaparece en gran medida, porque una sección puede moverse físicamente sin desabrochar nada. Reordenar una carpeta de anillas significa abrir las anillas y volver a apilar; reordenar una de discos significa sacar tres páginas y ponerlas en otro lugar.
Si sus secciones se mueven mucho, eso vale más que cualquier separador. Nuestros cuadernos de discos y discos para planificadores cubren la base, y los separadores con bolsillo funcionan también como marcadores de sección que además guardan papeles sueltos.
Comience por el índice
Cualquiera que sean los separadores que ya tenga: coloque una página al principio enumerando qué hay detrás de cada pestaña, a lápiz, con una columna de fecha.
Lleva cinco minutos y es la diferencia entre una carpeta en la que archiva y una carpeta en la que amontona.
Para elegir los separadores en sí, pestañas y separadores de carpetas compara todos los tipos y ofrece la tabla de patrones de perforación.