Toda agenda comienza con una distribución semanal y un calendario mensual. Todo lo demás es opcional, y la mayoría de la gente lo elige copiando distribuciones que vio en algún lugar; así es como terminas con un rastreador de estados de ánimo que nadie ha completado desde febrero.
Doce distribuciones que merecen ocupar su página, en el orden en que vale la pena añadirlas.
Añádelas en este orden
Una por una, y dales tres semanas a cada una antes de añadir la siguiente. Una agenda reconstruida de una sola vez es una agenda donde en marzo descubres que nueve de las doce estaban mal.
1. La página de descarga mental
Una página en blanco, sin estructura, al principio. Todo lo que tienes en la cabeza va aquí antes de ir a cualquier otra parte.
Por qué primero: es la única distribución que reduce la carga en lugar de añadir algo que mantener. El método, incluidos los cinco grupos para procesarla, está en cómo hacer una descarga mental.
2. La lista de "algún día"
Cosas que realmente tienes intención de hacer y que no estás haciendo ahora. Una línea para cada una.
Por qué: es la válvula de escape para la descarga mental. Sin un lugar donde habite el "aprender a navegar", este sigue apareciendo en las listas semanales y siendo tachado sin leer.
3. La página de "a la espera"
Cuatro columnas: qué, quién, desde cuándo, fecha límite para reclamar.
| Qué | Quién | Desde | Reclamar antes de |
|---|---|---|---|
Por qué: la página más subestimada en cualquier agenda. Todo aquello en lo que estás bloqueado vive aquí en lugar de en tu cabeza, y la columna de "reclamar antes de" significa que dejas de ser la persona que olvida hacer seguimiento.
4. Lo único del mes
Una línea en la parte superior de cada distribución mensual: la única cosa que haría de este un buen mes.
Por qué: es un desempate, no un sistema de metas. Cuando dos cosas compiten un miércoles, esto decide.
5. El rastreador de hábitos, pero solo tres hábitos
Una cuadrícula, días en horizontal, tres hábitos en vertical. No doce.
Por qué tres: un rastreador de doce hábitos con cuatro filas completas es un recordatorio diario de fracaso, y ese es el mecanismo por el cual los rastreadores de hábitos se abandonan. Tres es alcanzable y una fila completa es realmente motivadora.
6. La tira del plan de comidas
Siete líneas junto a la distribución semanal. No una página separada.
Por qué al lado: las decisiones de la cena dependen de la semana; una noche ajetreada necesita una comida de quince minutos. Un plan de comidas en su propia página se planifica sin esa información. La rutina completa está en planificación de comidas en papel.
7. El control de dinero
Cuatro líneas, semanalmente: saldo, qué vence antes de la próxima semana, cualquier gasto inesperado que se avecina, una tarea administrativa completada.
Por qué: toma noventa segundos y evita casi cualquier sorpresa financiera desagradable. La línea de gastos inesperados es para lo que existen los fondos de reserva.
8. La página de personas
Nombres a un lado, una columna para el último contacto. Diez o quince personas con las que realmente quieres mantener el contacto.
Por qué: es la única distribución en esta lista que trata de alguien que no seas tú, y es la que la gente más se alegra de haber añadido. Seis semanas sin una fecha junto a un nombre es información.
9. La página de referencia
Las cosas que buscas repetidamente. Tallas, medidas, la contraseña del wifi, una lista de cumpleaños, dimensiones de paquetes, lo que sea que tu vida implique.
Por qué: cinco minutos escribiéndolo ahorra la misma búsqueda treinta veces al año.
10. La lista de tareas hechas
Una página donde escribes lo que terminaste, con fecha. Sin planes, sin intenciones; solo cosas completadas.
Por qué: una lista de tareas pendientes es un registro permanente de lo que falta por hacer. Una lista de tareas hechas es la única página en una agenda que te dice la verdad sobre una semana ajetreada, y vale la pena tenerla en esas semanas en las que sentiste que no ocurrió nada.
11. La distribución de revisión
Mensual. Cuatro preguntas: qué funcionó, qué no, qué voy a dejar, qué es lo siguiente.
Por qué: sin ella, una agenda registra un año sin enseñarte nunca nada sobre cómo trabajas. Diez minutos a fin de mes.
12. El bolsillo
No es una distribución, y es más útil que la mayoría de ellas.
Por qué: toda agenda acumula papel suelto: un recibo que guardar, una tarjeta, una nota sin hogar. Sin un bolsillo, ese papel se cae; con uno, no. Nuestros divisores con bolsillo de vitela se insertan directamente en una agenda de discos.
Cinco distribuciones que se abandonan
No porque sean malas ideas, sino porque requieren esfuerzo diario y no devuelven nada que utilices.
| Distribución | Por qué se estanca |
|---|---|
| Rastreador de ánimo | Registrar un estado de ánimo no lo cambia, y nadie vuelve a leer los datos |
| Rastreador de agua | Esfuerzo diario, no se deriva ninguna decisión de ello |
| Registro de sueño | Lo mismo, a menos que un médico lo pida; entonces es realmente útil durante seis semanas |
| Año en píxeles | Hermoso, y toma un año producir una página sobre la que nadie actúa |
| Rastreador de doce hábitos | Ver distribución 5. Tres, no doce. |
La prueba común: ¿se deriva una decisión de lo que me dice esta página? La página de "a la espera" cambia lo que haces el jueves. Un rastreador de agua, no.
Añadirlas sin reconstruir
Aquí es donde una agenda de discos se justifica. Una nueva distribución es una página perforada que se coloca donde pertenece, y una distribución que no funcionó se quita sin dejar rastro.
En una agenda encuadernada, cada experimento es permanente, razón por la cual la gente deja de experimentar. Los cuadernos de discos y los discos para agenda son la base, y las pestañas y divisores mantienen las secciones localizables una vez que hay más de cuatro.
Añade primero la página de "a la espera"
Cuatro columnas, una página, cerca del principio. Llénala con todo aquello en lo que estés bloqueado actualmente.
Dale tres semanas antes de añadir cualquier otra cosa. La mayoría de la gente descubre que es la página que más consulta, lo cual no es lo que esperaban.
Si el diseño semanal debajo aún no es el adecuado, arréglalo primero; seis diseños comparados.