Una carpeta de emergencia es el documento que esperas no tener que abrir nunca. Su función es muy específica: si tienes veinte minutos para salir de casa, o si alguien más tiene que encargarse de tu vida durante una semana, todo lo que necesita está en un solo lugar.
La mayoría de las guías sobre carpetas de emergencia cometen los mismos dos errores. Te dicen que guardes tus números de Seguridad Social y números de cuenta en una carpeta en un estante, y crean un documento de cien páginas que nadie actualiza jamás. Ambos son peores que una carpeta más delgada que esté realmente al día.
La regla de seguridad, primero
Esta carpeta vive en tu casa. Los técnicos, niñeros, invitados y cualquier persona que entre a robar puede leerla.
Nunca pongas en una carpeta: números de Seguridad Social, números completos de cuentas bancarias o tarjetas, contraseñas o PIN, pasaportes originales, certificados de nacimiento o tarjetas de Seguridad Social, o detalles de inicio de sesión de cuentas.
En su lugar, deja una referencia. "Cuenta corriente Chase: detalles en la caja fuerte" o "ver gestor de contraseñas". Eso es suficiente para ser útil sin convertir una carpeta en un estante en un kit completo de robo de identidad.
Dónde guardar los elementos sensibles: en una caja de seguridad ignífuga para documentos originales, un gestor de contraseñas para credenciales, y una carpeta en la nube cifrada o una caja de seguridad bancaria para copias escaneadas. La carpeta debe indicar dónde están las tres cosas.
Si quieres tener los números físicamente contigo en una evacuación, guarda un sobre sellado aparte en la caja de seguridad que puedas tomar junto con la carpeta; no hojas sueltas dentro de ella.
Página 1: la hoja de emergencia (grab sheet)
Una página al frente, dentro de un protector de hojas. Si alguien solo puede llevarse una página, que sea esta.
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Todos los miembros del hogar | Nombre completo, fecha de nacimiento, número de celular |
| Dirección postal completa | Escrita, para dictarla a un operador de emergencias |
| Contacto fuera de la zona | Alguien en otro estado. Las líneas locales suelen fallar al mismo tiempo. |
| Servicios de emergencia | 911, además de la línea policial que no es de emergencia y el control de envenenamiento |
| Médico, dentista, veterinario | Nombres y números |
| Seguros | Nombres de las compañías y tipos de póliza; no números completos |
| Vecino con llave | Nombre, número, qué casa |
| Cortes de suministros | Dónde están las llaves de paso del agua, gas y electricidad, explicado por escrito |
| Punto de encuentro | Donde se reúne la familia si se separan. Dos lugares: cerca y fuera del vecindario. |
El contacto fuera de la zona es lo que la gente suele olvidar. En una emergencia regional, las redes telefónicas locales se congestionan y las de larga distancia suelen funcionar, por lo que todos los planes de emergencia del país recomiendan tener uno.
Las secciones
| # | Sección | Contiene |
|---|---|---|
| 1 | Hoja de emergencia | La página anterior |
| 2 | Personas | Una página por cada una: fecha de nacimiento, tipo de sangre (si se conoce), alergias, medicamentos y dosis, afecciones, médico, aseguradora |
| 3 | Mascotas | Veterinario, medicamentos, número de microchip, alimentación, opción de alojamiento, una foto tuya con la mascota |
| 4 | Hogar | Ubicación de llaves de paso, mapa de fusibles, empresa de alarmas, propietario o titular de la hipoteca, tamaños de filtros, modelos de electrodomésticos |
| 5 | Seguros | Compañía, tipo de póliza, nombre y número del agente, qué cubre. Sin números de póliza. |
| 6 | Mapa financiero | Una lista de lo que existe y dónde; solo los nombres de las instituciones |
| 7 | Índice de documentos | Qué existe y dónde está. No los documentos en sí. |
| 8 | Inventario del hogar | Fotos o video, habitación por habitación, con fecha |
| 9 | Evacuación | Dos rutas de salida, dos destinos, qué llevar en el coche |
| 10 | Deseos | Dónde están el testamento y las directivas médicas, y a quién llamar |
Diez secciones, aproximadamente de veinte a treinta páginas. Si la tuya supera las cuarenta, es mejor guardar parte de ese contenido en un archivador.
El inventario del hogar que nadie hace
La sección 8 toma veinte minutos y es la página más valiosa si alguna vez tienes que presentar un reclamo al seguro.
- Recorre cada habitación grabando un video con tu teléfono.
- Narra: qué son las cosas, cuándo las compraste aproximadamente, cuánto costaron aproximadamente.
- Abre armarios, alacenas y cajones ante la cámara.
- Fotografía los números de serie de cualquier objeto caro.
- Fotografía el exterior de la casa desde los cuatro lados.
- Guárdalo en un lugar fuera de la casa y anota la fecha en la carpeta.
Los reclamos se resuelven mucho más rápido con esto que sin ello, y reconstruir el contenido de una casa de memoria después de un incendio es casi imposible.
El índice de documentos
No los documentos. Una lista de lo que existe y dónde está.
| Documento | Quién | Dónde está el original | ¿Escaneado? |
|---|---|---|---|
| Certificado de nacimiento | |||
| Pasaporte | |||
| Tarjeta de Seguridad Social | |||
| Certificado de matrimonio | |||
| Escritura o contrato de alquiler | |||
| Títulos de vehículos | |||
| Testamento y directivas | |||
| Registros de vacunación |
Completar esto suele revelar que dos o tres de ellos no se encuentran en este momento, lo cual es en sí mismo el propósito del ejercicio.
Página de evacuación
Dos rutas de salida de tu área, en papel, porque las aplicaciones de navegación guían a todo el mundo por el mismo camino y ese camino estará colapsado.
Dos destinos: uno cerca, otro a varias horas de distancia en una dirección diferente. Un amigo, un familiar, un hotel que realmente hayas buscado.
Y una lista corta de lo que va en el coche, en orden: personas, mascotas, esta carpeta, la caja de seguridad, medicamentos, teléfonos y cargadores, agua. Escrito, porque nadie piensa con claridad a las 2 a.m.
Mantenerla al día
Una carpeta de emergencia desactualizada es peor que no tener ninguna, porque se confiará en ella.
Quince minutos, una vez al año, en una fecha que ya recuerdes (un cumpleaños, el inicio de la temporada de huracanes, cuando cambian la hora):
- Actualiza los medicamentos y dosis en la página de cada persona.
- Verifica que cada número de teléfono siga conectando con la persona correcta.
- Graba de nuevo el video del inventario del hogar y anota la nueva fecha.
- Confirma que el índice de documentos sigue siendo preciso.
- Comprueba que el contacto fuera de la zona sigue estando dispuesto y localizable.
Escribe la fecha de revisión en la primera página. Una carpeta con una fecha le indica a la siguiente persona cuánto confiar en ella.
Dónde guardarla
En un lugar al que puedas llegar en la oscuridad en menos de un minuto, y dile a cada adulto en la casa dónde está. Una carpeta que nadie más pueda encontrar es una carpeta que solo funciona cuando tú estás en casa.
Mantén también una copia escaneada de todo en un almacenamiento en la nube cifrado. La copia en papel es para la emergencia donde no hay electricidad; la copia digital es para la emergencia donde no hay casa.
Haz la página uno esta noche
La hoja de emergencia. Veinte minutos, una página, en un protector de hojas al frente de cualquier carpeta que ya tengas.
Es más útil por sí sola que la mayoría de las carpetas completas, y las otras nueve secciones pueden acumularse a lo largo del año. La versión doméstica cotidiana de la misma idea (la capa de referencia que usas mensualmente en lugar de en una crisis) está en categorías de carpetas de gestión del hogar.